CO WARTO WIEDZIEĆ O NOWYCH REGULACJACH DOTYCZĄCYCH OCHRONY SYGNALISTÓW, 24 listopada 2021

• Czego dotyczą nowe regulacje i jaki jest ich cel?

Nowe regulacje mają na celu skuteczne wdrożenie w pomiotach z sektora prywatnego i publicznego mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości, mechanizmów podejmowania działań następczych w przypadku otrzymania zgłoszenia oraz ustanowenie systemu ochronnego dla osób zgłaszających nieprawidłowości (tzw. sygnalistów). Ustawa reguluje trzy tryby postępowania w reakcji na powziętą informację o naruszeniu, tj. skierowanie zgłoszenia do pracodawcy, do organu publicznego lub centralnego oraz podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

• Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

Termin implementacji dyrektywy unijnej dotyczącej ochrony sygnalistów mija 17 grudnia 2021 r., ale nie jest pewne czy w Polsce ten termin zostanie dotrzymany. Na początku października został opublikowany projekt polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Zgodnie z projektem ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia, co pozostawia bardzo mało czasu na wdrożenie jej przepisów. Dlatego warto podjąć działania zmierzające do ustanowienia lub dostosowania wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń prawa już teraz bazując na unijnej dyrektywnie i projekcie polskiej ustawy, a po uchwaleniu tej ostatniej tylko dokonać finalnych poprawek.

• Kto musi wdrożyć nowe przepisy?

Podmioty zatrudniające co najmniej 250 pracowników, a także niezależnie od poziomu zatrudnienia – firmy z sektora finansowego i zajmujące się przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy i finasowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, są zobowiązane wdrożyć nowe regulacje w terminie 14 dni od ogłoszenia nowej ustawy. Z kolei podmiotom mniejszym (od 50 do 249 pracowników) projektodawca daje czas na wdrożenie regulaminu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych do 17 grudnia 2023r. Podmioty zatrudniające mniej niż 50 pracowników nie są objęte obowiązkiem ustawowym, lecz mogą wdrożyć procedury zgłaszania nieprawidłowości na zasadzie dobrowolności.

• Jakie naruszenia mogą podlegać zgłoszeniu?

Projektu polskiej ustawy o sygnalistach wskazuje, że sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa dotyczące m.in. zasad konkurencji, ochrony konsumentów, ochrony środowiska, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych. Jednocześnie pracodawcom pozostawiono furtkę dającą możliwość rozszerzenia katalogu ustawowego w wewnętrznym regulaminie zgłaszania naruszeń. Dlatego to od pracodawcy zależy czy w ramach swojej wewnętrznej procedury dla sygnalistów umożliwi im zgłaszanie nieprawidłowości dotyczących np. mobbingu czy dyskryminacji.

• Czy zgłoszenia mogą być anonimowe?

Zgodnie z projektem ustawy o sygnalistach zgłoszenie nieprawidłowości anonimowo kanałami wewnętrznymi jest możliwe tylko jeżeli pracodawca tak postanowi w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.

• Kto może obsługiwać zgłoszenia sygnalistów?

Zgłoszenia mogą być rozpatrywane wewnętrznie przez wyznaczoną do tego osobę lub komórkę lub zewnętrznie. Jeżeli zgłoszenia mają być obsługiwane przez podmiot zewnętrzny, to będzie wymagane zawarcie z nim odpowiedniej umowy, na mocy której pracodawca powierzy wykonywanie tych obowiązków usługodawcy.

• Jakie działania należy podjąć aby skutecznie wdrożyć nowe przepisy?

• Zweryfikuj dotychczas stosowane procedury zgłaszania nieprawidłowości pod kątem ich zgodności z nowymi regulacjami
• Dostosuj dotychczas stosowane procedury lub stwórz nową procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (tzw. regulamin zgłoszeń)
• Uzgodnij regulamin zgłoszeń z zakładową organizacją związkową lub w przypadku jej braku – z przedstawicielami pracowników
• Ogłoś regulamin zgłoszeń ze wskazaniem daty jego wejścia w życie
• Dostosuj inne powiązane dokumenty i procedury (w tym w szczególności dotyczące ochrony danych osobowych) do zapisów regulaminu zgłaszania i wymogów ustawowych
• Przygotuj pracowników na nowe procedury organizując odpowiednie szkolenia
• Reaguj na każde zgłoszenie w sposób zgodny z przyjętą procedurą oraz prowadź rejestr zgłoszeń

• Jakie sankcje grożą w przypadku naruszenia przepisów o ochronie sygnalistów?

Co do zasady odpowiedzialność za nieprzestrzeganie nowych regulacji ciążyć będzie na osobach zarządzających danym podmiotem lub/i na osobach odpowiedzialnych w organizacji za wdrożenie ustawy i realizację obowiązków z niej wynikających. Karą nawet do 3 lat pozbawienia wolności są zagrożone działania lub zaniechania polegające m.in. na:

• utrudnianiu dokonania zgłoszenia nieprawidłowości,
• podejmowaniu działań odwetowych wobec sygnalisty,
• naruszeniu obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty,
• nieustanowieniu (wbrew obowiązkowi ustawowemu) wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych albo ustanowieniu takiej procedury w sposób sprzeczny z przepisami.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja została przygotowana dla klientów i współpracowników kancelarii Miller Canfield na podstawie faktów i informacji aktualnych w dacie jej wydania, które mogą ulec zmianie. Celem publikacji jest zwrócenie uwagi na wskazane w niej zmiany prawne i nie powinna stanowić wyłącznej podstawy do podjęcia jakiejkolwiek decyzji dotyczącej określonego kierunku działania. Informacje te nie mogą być traktowane jako porada prawna ani nie zastępują szczegółowej opinii prawnej w konkretnej sprawie. W każdym przypadku należy skorzystać z usług doradców prawnych w celu weryfikacji, czy odpowiednie przepisy prawa mają zastosowanie do określonej sytuacji.