Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy w przypadku niewykorzystania urlopu wypoczynkowego (w całości lub w części), z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Wysokość ekwiwalentu może różnić się w zależność od roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Powinność wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop nie jest uzależniona ani od rodzaju umowy o pracę, od długości trwania zatrudnienia, ani też od tego kto zainicjuje rozstanie. Sposób obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop został szczegółowo uregulowany w Rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentupieniężnego za urlop (Dz.U.1997.2.14).
Zgodnie z tym Rozporządzeniem w celu obliczenia przysługującego pracownikowi ekwiwalentu należy przeprowadzić następujące czynności:
- W pierwszej kolejności trzeba ustalić wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczeń, biorąc pod uwagę stałe i zmienne składniki wynagrodzenia. Stałe składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc (na przykład dodatki za nadgodziny i prace w porze nocnej) uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy obliczaniu tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy. Zmienne składniki płacowe za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne), wypłacone w okresie dwunastu miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
- Następnie należy ustalić specjalny współczynnik ekwiwalentowy, który wyraża średnią liczbę dni roboczych w miesiącu. Współczynnik ten ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Oblicza się go odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Następnie otrzymany wynik należy podzielić przez 12. Współczynnik przyjmuje się wyłącznie za rok kalendarzowy, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, niezależnie od tego za jakie lata przysługują niewykorzystane urlopy wypoczynkowe. W 2012 roku w przypadku pracowników pełnoetatowych, u których z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy wolna jest sobota, współczynnik ten wyniesie 21. Przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy przyjąć, iż średniomiesięczna liczba dni roboczych w miesiącu, powinna być ustalona w proporcji do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę.
- Kolejnym krokiem jest ustalenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. W tym celu należy podzielić składającą się na podstawę sumę poszczególnych składników miesięcznego wynagrodzenia przez współczynnik ekwiwalentowy.
- Aby obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu trzeba otrzymaną sumę podzielić przez 8.
- Ostatnim krokiem jest obliczenie przysługującego ekwiwalentu za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy. Będzie nim iloczyn ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu i liczby godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Datą nabycia prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest dzień ustania stosunku pracy na skutek jego wygaśnięcia lub rozwiązania. W tym właśnie dniu powinna nastąpić wypłata ekwiwalentu do rąk pracownika. Wysokość ekwiwalentu oblicza się na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, w którym ustał stosunek pracy, nawet jeśli ekwiwalent przysługuje pracownikowi za urlopy należne za poprzednie lata pracy.