15 marca 2018 roku weszły w życie pierwsze zmiany wprowadzane ustawą z 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Kolejne zmiany będą wchodziły etapami aż do marca 2020 roku.
Nowelizacja wprowadza m.in. obowiązek składania przez przedsiębiorców wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i sprawozdań finansowych w formie elektronicznej, obowiązek prowadzenia akt rejestrowych w formie elektronicznej oraz likwiduje instytucję kuratora rejestrowego.
Jedną z najbardziej istotnych zmian jest elektronizacja postępowania. Już od 15 marca 2018 roku niektóre dokumenty, takie jak roczne sprawozdania finansowe, sprawozdanie z badania, odpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o podziale zysku i strat należy składać w
postaci elektronicznej. Złożenie dokumentów musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP osoby, która jest do tego uprawniona według KRS. Zgłoszenia może zatem dokonać co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL został ujawniony w KRS oraz która wpisana jest w KRS jako członek organu uprawnionego do reprezentowania jako wspólnik spółki osobowej, syndyk, likwidator lub członek organu uprawnionego do reprezentowania osoby prawnej będącej wspólnikiem. Kolejne zmiany czekają nas 1 października 2018 roku, kiedy to zacznie obowiązywać wymóg składania sprawozdań w formie jednolitego pliku kontrolnego (JPK), czyli podpisanych w sposób, jaki został wskazany powyżej. Największe zaś zmiany wejdą w życie 1 marca 2020 roku. Od tego dnia akta rejestrowe podmiotów wpisanych do KRS będą dostępne tylko w postaci elektronicznej. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców, którzy zostali zarejestrowani przed wejściem w życie nowelizacji, jak i przyszłych przedsiębiorców.
Nowe przepisy nakładają na osoby składające wniosek o wpis, osoby reprezentujące podmiot, a także likwidatorów i prokurentów nowy obowiązek dołączenia oświadczenia zawierającego nie tylko ich zgodę na powołanie, ale też ich adresy do doręczeń. W przypadku spółek kapitałowych obowiązek dotknie osoby uprawnione do powołania zarządu. Gdy wspólnikiem spółki jest osoba prawna, konieczne jest podanie adresów do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania danej osoby prawnej. Adresy do doręczeń nie oznaczają adresów zamieszkania lub zameldowania poszczególnych osób, może to być adres spółki bądź inny adres. Ważne jest jednak, że zgłoszeniu podlega każda zmiana w zakresie tychże danych. W przypadku, gdy adres do doręczeń znajduje się poza obszarem UE, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Polsce. Obowiązek wskazania adresu do doręczeń wiąże nowo zgłaszane spółki od 15 marca 2018 roku. Natomiast spółki już istniejące zobowiązane są wypełnić wyżej wskazane wymagania przy pierwszym dowolnym wniosku składanym do KRS, nie później jednak niż do 15 września 2019 roku.
Zmiany objęły także instytucję kuratora, który będzie mógł być powołany nie tylko w przypadku braku organu osoby prawnej, ale również w przypadku braków w jego składzie. Kurator został również wyposażony w uprawnienia do reprezentowania podmiotu oraz prowadzenia jego spraw, nie zaś tylko, jak było dotychczas, do podejmowania działań zmierzających do niezwłocznego powołania organów osoby prawnej i w razie potrzeby do podjęcia starań o jej likwidację. Nadzór nad kuratorem należy do kompetencji sądu rejestrowego, który go ustanowił.
W wyniku wprowadzonych zmian zlikwidowano instytucję kuratora rejestrowego.
Nowelizacja zakłada uproszczenie procedur. Polega ono m.in. na: określeniu minimalnej kwoty wpisywanych do KRS na wniosek wierzyciela zaległości podatkowych, celnych, a także należności o charakterze prywatnoprawnym.
Pojawia się również możliwość dokonania jednego wpisu na podstawie kilku tytułów wykonawczych.
Jedną ze zmian jest także ujednolicenie terminologii stosowanej w Kodeksie postępowania cywilnego, ustawie o KRS i ustawie o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów poprzez zastąpienie określenia: „wniosek złożony drogą elektroniczną” zwrotem: „wniosek złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego”.