Ubiegłego roku polskie władze rozpoczęły proces cyfryzacji procesu składania sprawozdań finansowych. Nowe wymogi formalne w tym zakresie dotyczące zarówno (1) sporządzania sprawozdań finansowych za 2018 r. oraz (2) podpisywania sprawozdań finansowych (i innych dokumentów powiązanych) sporządzonych po dniu 1 października 2018 r. z certyfikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP, zostały wprowadzone w zeszłym roku.
Zgodnie z nowymi przepisami, od dnia 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe spółki powinny być sporządzone (1) w formie elektronicznej (w formacie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów) oraz (2) podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisami potwierdzonymi przez zaufany profil ePUAP (profil elektroniczny założony przez osobę fizyczną na platformie udostępnionej przez Ministerstwo Sprawiedliwości) przez wszystkich członków Zarządu.
Powyższe oznacza, że poprzednio obowiązująca procedura, która pozwalała na przygotowanie wersji papierowej sprawozdań finansowych (z ręcznymi podpisami wszystkich członków zarządu), a następnie na złożenie skanów podpisanych sprawozdań w Repozytorium Dokumentów Finansowych w formacie PDF, podpisanym wyłącznie przez jednego członka zarządu posiadającego numer PESEL, nie będzie już możliwe (niemniej jednak poprzednio obowiązująca zasada wciąż obowiązuje w stosunku do sprawozdań finansowych sporządzonych przed dniem 1 października 2018 r.).
W odniesieniu do elektronicznej formy sprawozdań finansowych należy mieć na uwadze, że podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym są zobowiązane przygotować sprawozdania finansowe zgodnie ze strukturą logiczną i formatem udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów (chyba że sprawozdanie finansowe są przygotowywane zgodnie ze standardami IFRS / IAS). Struktura logiczna udostępniona przez Ministerstwo Finansów (dostępna na stronie internetowej ministerstwa) została wydana w postaci pliku XSD, a sporządzone na jej podstawie sprawozdania finansowe powinny mieć format XML.
Kluczowy jest również drugi ze wspomnianych wymogów formalnych, tj. podpisywanie sprawozdań finansowych za 2018 r. podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przez zaufany profil ePUAP. Powyższe oznacza, że każdy z członków zarządu polskiej spółki zobowiązany jest do podpisania sprawozdań finansowych podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub przez profil ePUAP).
Ponadto sprawozdanie zarządu z działalności spółki również musi zostać przygotowane w wersji elektronicznej oraz być popisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przez zaufany profil ePUAP. Nie istnieją jednak w tym zakresie żadne oficjalnie obowiązujące struktury logiczne ani formaty, w związku z czym sprawozdanie z działalności spółki może zostać przygotowane w dowolnej formie elektronicznej (w tym dokumenty zapisane w rozszerzeniu .doc lub .pdf).
W odniesieniu do formy pozostałych dokumentów, które podlegają obowiązkowi złożenia do Krajowego Rejestru Sądowego (np. uchwała zgromadzenia wspólników o zatwierdzeniu sprawozdań finansowych lub uchwała zgromadzenia wspólników o podziale zysku / pokryciu straty), mogą one zostać złożone w dowolej formie elektronicznej, włączając skany w formacie .pdf.
Samo składanie sprawozdań finansowych odbywać się będzie przez dedykowany system teleinformatyczny. Katalog podmiotów uprawnionych do składania sprawozdań finansowych został w zeszłym roku rozszerzony i obecnie mogą one zostać złożone w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości między innymi przez e-pełnomocnika lub prokurenta (o ile ten posiada numer PESEL zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym). Natomiast w związku z niedawną zmianą dotyczącą e-procedury składania sprawozdań finansowych, profesjonalni pełnomocnicy również mogą składać sprawozdania finansowe, działając na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez podmiot do tego zobowiązany.