Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy pracodawca, wypowiadając umowę na czas nieokreślony, musi podać w dokumencie wymówienia przyczynę uzasadniającą rozwiązanie stosunku pracy. Przyczyna powinna być konkretna oraz prawdziwa – powinna precyzyjnie wskazywać okoliczności uzasadniające rozwiązanie stosunku pracy. W razie sporu przed sądem podanie prawidłowej przyczyny wymówienia umowy bezterminowej często decyduje o wyniku procesu.
Wskazówek określających zasadność wypowiedzenia należy szukać w orzecznictwie Sądu Najwyższego, m. in. w uchwale Sądu Najwyższego z 27 czerwca 1985 r. (III PZP 10/85). Zgodnie z najważniejszymi jej tezami, ocena zasadności wypowiedzenia umowy o pracę powinna być dokonana z uwzględnieniem słusznych interesów zakładu pracy oraz przymiotów pracownika związanych ze stosunkiem pracy. Inne okoliczności podwładnego niezwiązane ze stosunkiem pracy (np. dotyczące jego sytuacji rodzinnej, materialnej, stanu zdrowia lub wieku) mogą tylko w wyjątkowych wypadkach stanowić podstawę uznania na zasadzie art. 8 kodeksu pracy, że wymówienie jest sprzeczne z zasadami współżycia społecznego. Sąd Najwyższy konsekwentnie przyjmuje również, że przyczyną uzasadniającą wymówienie stosunku pracy może być także planowane zmniejszenie zatrudnienia w firmie. Jeżeli przyczyną wypowiedzenie stosunku pracy jest zmniejszenie zatrudnienia, sąd rozpatrujący spory pracownicze nie jest powołany do badania zasadności i celowości przyjętej przez pracodawcę decyzji dotyczącej zmniejszenia stanu zatrudnienia (uchwała pełnego składu SN z 27 czerwca 1985 r., (III PZP 10/85), teza IX oraz w wyroki SN z: 16 października 1992 r. (I PRN 40/92) i 3 listopada 2010 r. (I PK 93/10). Może jedynie badać, czy do zmniejszenia stanu załogi faktycznie doszło. Sąd ma prawo ocenić słuszność przyjętych kryteriów doboru pracowników do zwolnienia, przy czym potrzeba porównania z innymi osobami powstaje głównie wtedy, gdy dochodzi do likwidacji jednego lub kilku spośród większej liczby jednakowych stanowisk i trzeba wybrać pracowników, z którymi zostanie zakończony stosunek pracy.
Jeśli zmniejszenie zatrudnienia jest wynikiem likwidacji stanowiska pracy, wystarczy, aby decyzja o tym była na tyle zaawansowana, że nie ma wątpliwości co do jej przeprowadzenia. Wykazał to Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 1999 r. (I PKN 290/99). Sąd Najwyższy stwierdził, że
wymówienie umowy spowodowane np. zmianami organizacyjnymi, ograniczeniem zatrudnienia, likwidacją stanowiska pracy, itp. nie musi zbiegać się w czasie z chwilą faktycznego ich przeprowadzenia. Istnienie stanowiska pracy w dniu wypowiedzenia nie jest równoznaczne z brakiem rzeczywistej przyczyny rozstania, jeśli w okresie wymówienia lub w nieodległym czasie stanowisko to zostaje faktycznie zlikwidowane w związku z tymi zmianami.
Ponadto, zgodnie z wyrokami SN z 16 grudnia 2008 r. (I PK 86/08) oraz z 8 stycznia 2007 r. (I PK 187/06), pracodawca wypowiadając umowę pracownikowi, musi sprecyzować, dlaczego zmniejszenie zatrudnienia uzasadnia zwolnienie z pracy konkretnej osoby. Pracodawca może wskazać kilka przyczyn wymówienia, z których żadna samodzielnie nie uzasadnia takiej decyzji, lecz łącznie czynią one wymówienie zasadne. Wypowiedzenie będzie uzasadnione, gdy choćby tylko jedna ze wskazanych przez pracodawcę przyczyn jest usprawiedliwiona (wyrok SN z 5 października 2005 r., I PK 61/05).