Stan pandemii koronawirusa udowodnił efektywność pracy zdalnej. Pokazał, że
ten sposób wykonywania pracy może przyjąć się na dobre w wielu branżach.
Pojawiają się nawet opinie, iż w związku z tym, że pandemia ujawniła sprawność
zdalnego wykonywania obowiązków, powrotu do pracy, którą znaliśmy przed
epidemią nie będzie, a co za tym idzie wiele firm będzie ograniczać swoje
potrzeby najmowe przechodząc – już na stałe – w większym stopniu na system
pracy zdalnej lub telepracy. Choć prawnikom trudno jest podejmować polemikę
z takimi twierdzeniami to należy zwrócić uwagę, że obserwowane obecnie
zjawisko masowego przechodzenia na system pracy zdalnej odbywa się
w szczególnych warunkach prawnych wynikających z ustawy z dnia 2 marca
2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem,
przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz
wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Przepisy te mają charakter czasowy,
a po ich wygaśnięciu praca zdalna poddana zostanie regulacjom prawnym
sprawiającym, że stała organizacja pracy jako pracy zdalnej nie będzie tak prosta
jak obecnie. W konsekwencji może okazać się, że rzeczywisty wpływ
obserwowanego obecnie zjawiska (trendu?) na rynek nieruchomości biurowych
nie będzie wcale aż tak znaczący.
Zgodnie z art. 3 przywołanej powyżej ustawy pracodawca może polecić
pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie
o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Rozwiązanie to
zostało wprowadzone jedynie na czas pandemii. W normalnych warunkach
organizacja pracy w systemie pracy zdalnej ma charakter wyjątkowy. Co do
zasady pracownik wykonuje pracę w zakładzie pracy, a jedynie od czasu do
czasu pracodawca zezwala mu na pracę zdalną przykładowo jako tzw. home
office. Ten sposób wykonywania pracy w zasadzie nie jest regulowany przepisami
Kodeksu pracy. Jedyną pokrewną instytucją prawną jest wykonywanie pracy
w formie tzw. telepracy, która jednak w swojej naturze nie pokrywa się
z potocznym rozumieniem pracy zdalnej. W przypadku świadczenia przez
pracownika pracy w formie zdalnej stosuje się ogólne przepisy dotyczące
stosunku pracy, a strony każdorazowo samodzielnie ustalają zasady i warunki,
na jakich będą świadczyć pracę zdalnie.
Obok powszechnie wymienianych korzyści jakie niesie za sobą wprowadzenie
organizacji pracy jako pracy zdalnej, tj. możliwość elastycznego wykonywania
obowiązków przez pracownika, czy też oszczędność czasu zwykle przeznaczanego
przez niego na dojazdy do biura, w praktyce pojawiają się również liczne
problemy i wątpliwości. Przykładowo, praca zdalna wiąże się z problemami
dotyczącymi kontroli czasu pracy, ponieważ przy pracy zdalnej pracodawca nie
ma ustawowych podstaw prawnych do wykonywania kontroli w miejscu
świadczenia pracy przez pracownika. W praktyce istotnym problemem jest
zabezpieczenie dokumentacji i informacji poufnych, niezbędnych do wykonywania
pracy.
Inną, bardziej sformalizowaną opcją organizowania pracy w formie zdalnej, jest
telepraca. Jest to forma świadczenia pracy formalnie i szczegółowo uregulowana
w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 675 Kodeksu pracy, praca może być
wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków
komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą
elektroniczną (telepraca), a telepracownik przekazuje pracodawcy wyniki pracy,
w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Należy
jednak pamiętać, że na pracodawcę, który decyduje się na powierzenie
pracownikowi pracy w formie telepracy ustawodawca nakłada szereg
obowiązków. Wprowadzając w firmie telepracę, pracodawca musi zawrzeć tę
informację w przepisach wewnętrznych, takich jak regulamin pracy czy układ
zbiorowy pracy. Musi dostosować wewnętrzne akty prawne do nowo
wprowadzonych zasad zatrudniania. Jak wskazano w art. 6711 Kodeksu pracy, na
pracodawcy ciąży również obowiązek dostarczenia sprzętu telepracownikowi
niezbędnego do wykonywania telepracy, ubezpieczenie sprzętu, pokrycie kosztów
związanych z jego instalacją, serwisem, eksploatacją, konserwacją, zapewnienie
pomocy technicznej oraz niezbędne szkolenia w zakresie obsługi tego sprzętu itp.
Praktykuje się również zawieranie odrębnej umowy z telepracownikiem, która
reguluje zakres ubezpieczenia sprzętu pracodawcy niezbędnego do świadczenia
pracy, sposób i formę kontroli wykonywania pracy, przestrzegania zasad BHP,
zasady ochrony informacji przekazywanych pracownikowi oraz podobne kwestie.
Pracodawca ma prawo do kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.
Należy jednak zaznaczyć, że jeżeli telepracownik świadczy pracę w miejscu
zamieszkania, pracodawca powinien wcześniej uzyskać od pracownika pisemną
zgodę na przeprowadzenie kontroli.
Biorąc
pod
uwagę
powyższe,
pracodawca
powierzając
pracownikowi
wykonywanie pracy w systemie telepracy będzie musiał liczyć się nie tylko z dużą
ilością formalności, ale także z koniecznością ponoszenia określonych,
dodatkowych,
często
wysokich
kosztów
specjalistycznego
sprzętu,
oprogramowania czy innych narzędzi do pracy. Również i w tym wypadku
pojawiają się także problemy z zapewnieniem poufności, a także bezpieczeństwaPOLSKA USA KANADA MEKSYK CHINY KATAR
dokumentacji i informacji powierzanych pracownikowi w związku z wykonywaną
przez niego pracą.
Pomimo, że jak się wydaje, w nadzwyczajnej sytuacji pandemii i w świetle tzw.
specustawy praca zdalna okazała się dobrym rozwiązaniem pozwalającym
w większości przypadków zachować stosunkowo normalne funkcjonowanie firm,
to w dłuższej perspektywie wskazane wymagania, a przede wszystkim koszty
związane z ich spełnieniem, mogą sprawić, że przechodzenie na tryb pracy
zdalnej, w tym telepracy, nie będzie jednak zjawiskiem tak powszechnym jak się
obecnie uważa i że akurat ten czynnik nie będzie miał znaczącego wpływu na
zmniejszenie się zapotrzebowania na powierzchnię biurową.
W CELU UZYSKANIA SZCZEGÓŁOWYCH INFORMACJI PROSIMY O KONTAKT
dr hab. Konrad Marciniuk
Partner, radca prawny
T: +48 22 447 43 00
K: +48 601 674 424
E: marciniuk@millercanfield.com
Marta Pałyga
Prawnik
T: +48 22 447 43 00
E: palyga@millercanfield.com
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja została przygotowana dla klientów i współpracowników kancelarii Miller Canfield na
podstawie faktów i informacji aktualnych w dacie jej wydania, które mogą ulec zmianie. Celem publikacji jest zwrócenie uwagi
na wskazane w niej zmiany prawne i nie powinna stanowić wyłącznej podstawy do podjęcia jakiejkolwiek decyzji dotyczącej
określonego kierunku działania. Informacje te nie mogą być traktowane jako porada prawna ani nie zastępują szczegółowej
opinii prawnej w konkretnej sprawie. W każdym przypadku należy skorzystać z usług doradców prawnych w celu weryfikacji,
czy odpowiednie przepisy prawa mają zastosowanie do określonej sytuacji.