#StandWithUkraine
W związku z wojną w Ukrainie wiele firm oferuje pomoc materialną Ukraińcom, którzy szukają schronienia w Polsce. Przepisy dedykowanej specustawy wprowadzają pewne ułatwienia podatkowe, które pozwolą obywatelom Ukrainy w pełni korzystać ze skali tej pomocy. W naturalny sposób jednak pracodawcy chcą kierować oferowane świadczenia bezpośrednio na rzecz swoich pracowników i członków ich rodzin, takich darowizn zaś regulacja specustawy nie dotyczy – nie wprowadzono bowiem zwolnienia dla obywateli Ukrainy z podatku od spadków i darowizn. W tej sytuacji warto rozważyć skorzystanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej jako „Fundusz”), co może się dla pracodawcy okazać korzystniejsze, niż realizacja pomocy ze środków obrotowych.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych mają obowiązek tworzyć pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku powyżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, lecz mogą to zrobić także mniejsze podmioty. Środki gromadzone na rachunku bankowym Funduszu pochodzą z odpisu dokonywanego przez pracodawcę w stosunku do liczby uprawnionych, lecz mogą zostać zwiększone na przykład o darowizny. Umożliwia to przyjęcie przez pracodawcę środków przeznaczonych na pomoc obywatelom Ukrainy na przykład od udziałowca zagranicznego bezpośrednio na rachunek Funduszu, a tym samym odpowiednie zakwalifikowanie takich wpłat dla celów podatkowych. Kwoty pochodzące z odpisu na Fundusz stanowią natomiast koszty uzyskania przychodów pracodawcy. Po spełnieniu odpowiednich warunków do kosztów podatkowych pracodawca będzie mógł zaliczyć także wysokość dodatkowego odpisu przekazanego na Fundusz w danym roku.
Pomoc z Funduszu udzielana musi być zgodnie z regulaminem, który pracodawca ustanawia wspólnie z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielem pracowników. Regulamin określa świadczenia przysługujące ze środków Funduszu oraz tryb ich wypłaty. W dokumencie tym można też określić grupę osób uprawnionych do świadczeń z Funduszu – obowiązkowo należą do nich pracownicy, lecz można nim objąć także osoby zatrudnione na podstawie umów zlecenia, a także pracowników tymczasowych. Beneficjentami mogą być też członkowie rodzin uprawnionych osób – wówczas pomoc będzie mogła być do nich adresowana bezpośrednio, co pozwoli dodatkowo zoptymalizować kwestie podatkowe.
Regulaminy Funduszu zwykle wskazują kilka rodzajów świadczeń, zarówno rzeczowych jak i finansowych. Podstawową formą pomocy finansowej jest zapomoga, czyli bezzwrotne, jednorazowe świadczenie pieniężne wypłacane uprawnionemu w związku z trudną sytuacją materialną. Co ważne, zapomogi z Funduszu są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, bez względu na ich wysokość, jeżeli zostały otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci. Co prawda sam fakt wojny w kraju zamieszkania nie jest wprost objęty odpowiednim przepisem prawa, jednak można oczekiwać, że w przypadku osób, które w związku z wojną zmuszone były lub będą do ucieczki z Ukrainy do Polski lub będą musiały sprowadzić do naszego kraju swoje rodziny, można będzie wskazać na wystąpienie „indywidualnego zdarzenia losowego”. Nie można jednak zapominać, że wysokość zapomogi uzależniona musi być od potrzeb uprawnionego, rekomendujemy zatem różnicowanie wysokości świadczeń w zależności od okoliczności wskazanych we wniosku uprawnionego.
Wypłata świadczeń z Funduszu bez obciążenia podatkiem i składkami ubezpieczeniowymi może się wiązać z ryzykiem kontroli odpowiednich organów. Z tego względu rekomendujemy zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji w każdym indywidualnym przypadku wypłaty, z zastrzeżeniem, że przetwarzanie w związku z tym jakichkolwiek danych osobowych beneficjentów Funduszu musi być zgodne z przepisami rozporządzenia RODO.
Można się spodziewać, że regulacje części pracodawców nie umożliwiają aktualnie dokonania wypłaty środków z Funduszu zgodnie z powstałymi potrzebami. W takiej sytuacji konieczna będzie najpierw zmiana regulaminu, wypłata środków niezgodnie z regulaminem lub ustawą może bowiem powodować naliczenie od wypłaconych kwot podatku dochodowego, składek na ubezpieczenie społeczne, nałożenie sankcji przez Państwową Inspekcję Pracy lub, w szczególnych przypadkach, obowiązek zwrotu świadczeń.
Mimo koniecznych do spełnienia formalności, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, używany rozsądnie, może dla wielu pracodawców okazać się wygodnym narzędziem udzielenia pomocy pracownikom i ich rodzinom z Ukrainy, po które warto sięgnąć w nowych czasach.