Okresy, przez które należy przechowywać dokumenty są zróżnicowane w zależności od tego, jakich dokumentów dotyczą. W odniesieniu do niektórych dokumentów w ogóle nie istnieje ustawowy obowiązek ich przechowywania (warto jednak je przechowywać ze względu np. na terminy przedawnienia roszczeń). Z kolei, w odniesieniu do innych dokumentów, zwłaszcza firmowych, szczegółowe regulacje dotyczące ich przechowywania zostały zawarte w obowiązujących ustawach. I tak najważniejsze z nich stanowią, że:
– dokumentację podatkową (księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty) należy, co do zasady, przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które to następuje z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
– dokumentację ubezpieczeniową (kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących) płatnik składek jest obowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Jednakże, dla ww. dokumentów przekazanych do ZUS przed dniem 1 stycznia 2012 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania;
– dokumentację pracowniczą (listy płac; karty wynagrodzeń; inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty) należy przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy;
– mając na uwadze okres przedawnienia roszczeń pracowniczych oraz fakt, że inne niż wskazane powyżej dokumenty pracownicze mogą się okazać pomocne w razie ewentualnych sporów sądowych – warto przechowywać takie inne dokumenty przez okres co najmniej 3 lat od początku roku następującego po roku, którego dotyczą;
– księgi rachunkowe, dowody księgowe (dotyczące np. inwestycji i pożyczek), dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości oraz wszystkie inne dowody i dokumenty księgowe stanowiące dokumentację rachunkowo-księgową powinny być przechowywane, co najmniej przez okres 5 lat. Wyjątek w zakresie dokumentacji rachunkowo-księgowej stanowią zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, które zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, podlegają trwałemu przechowaniu.
Kodeks cywilny nie przewiduje obowiązku przechowywania dokumentów (np. umów) przez określony czas (niektórych umów nie trzeba nawet zawierać w formie pisemnej). Jak już wspomniano na wstępie niniejszego artykułu – warto je jednak archiwizować ze względu na ewentualną konieczność dochodzenia w przyszłości swoich uprawnień lub obowiązków kontrahentów.
Zdarzeniem, które może służyć za wskazówkę, przez jaki długi czas należy przechowywać określone umowy, jest niewątpliwie upływ okresu przedawnienia roszczeń z nich wynikających.
Zgodnie z art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia roszczeń wynosi 10 lat a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata.
Ustawa stanowi inaczej w wielu przypadkach, jednak tylko w jednym z nich termin przedawnienia wynosi więcej niż 10 lat (roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej czynem niedozwolonym stanowiącym zbrodnię lub występek przedawnia się z upływem lat 20).