Już niedługo, 25 września 2024 r., wejdzie w życie ustawa o ochronie sygnalistów. Ustawa implementuje do polskiego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, z późn. zm.), a jej celem jest wypracowanie procedur dokonywania i przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa, odpowiednie procedowanie takich zgłoszeń oraz ochrona osób, które takich zgłoszeń dokonują – sygnalistów.
Poniżej zwięźle przedstawiamy wybrane aspekty tej ustawy, które w naszej ocenie będą mieć dla Państwa największe znaczenie.
Pracodawcy, zatrudniający 50 lub więcej osób (niekoniecznie na podstawie umowy o pracę), a w przypadku niektórych podmiotów – bez względu na liczebność personelu, zobowiązani są do opracowania i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, czyli informacji o nielegalnych lub nieuczciwych praktykach, zagrażających dobru publicznemu lub pracodawcy – tak, aby zapewnić funkcjonowanie stałych, bezpiecznych wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych oraz wdrożyć odpowiednie procedury zapewniające sygnaliście ochronę, prowadzenie rzetelnych postępowań wyjaśniających i podejmowanie działań naprawczych. Odpowiednią procedurę może też dobrowolnie wprowadzić każdy inny pracodawca – nawet jeśli nie ma obowiązku prawnego, ale chce zapewnić przyjazne, uczciwe i transparentne zasady funkcjonowania oraz pozytywny wizerunek firmy na rynku pracy. Możliwe jest przyjęcie jednej, zunifikowanej procedury w ramach całej grupy kapitałowej.
Z ustawy wynikają następujące obowiązki dla objętych nią pracodawców:
- opracowanie, w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę, oraz wdrożenie odpowiedniej procedury wewnętrznych zgłoszeń dotyczących dostrzeżonych nieprawidłowości w danej organizacji, przy czym procedura musi z jednej strony odpowiadać wymogom formalnym przewidzianym ustawą, a z drugiej – być dostosowana do specyfiki działalności danego pracodawcy, i jego struktury; ustawa określa terminy: 5-10 dni to termin na przeprowadzenie konsultacji projektu procedury pomiędzy pracodawcą a przedstawicielami osób świadczących pracę (zakładowymi organizacjami związkowymi, jeśli funkcjonują w zakładzie pracy), a minimum 7 dni to termin wejścia w życie procedury w zakładzie pracy po podaniu jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w zakładzie pracy;
- wprowadzenie bezpiecznych i różnorodnych możliwości dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów – przynajmniej w formie ustnej i pisemnej;
- zapewnienie ochrony sygnalistów przed akcjami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem – ustawa zawiera rozbudowany katalog działań względem sygnalisty, które nie mogą być motywowane dokonaniem przez niego zgłoszenia – ciężar dowodu, że zachodzą obiektywne przesłanki takich działań (np. rozwiązanie umowy, zmiana zakresu obowiązków) spoczywa na pracodawcy;
- zagwarantowanie dyskrecji – proces przyjmowania i obsługi zgłoszeń musi być prowadzony w taki sposób, aby zapewnić poufność tożsamości sygnalisty, osób wymienionych w zgłoszeniu oraz samego zgłoszenia;
- podjęcie odpowiednich działań celem wyjaśnienia okoliczności zdarzeń lub zachowań, których dotyczy zgłoszenie, a które wskazane są przez sygnalistę jako nieprawidłowe – pracodawca musi potwierdzić sygnaliście (jeśli podał on dane do kontaktu) przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania, a następnie poinformować go o wynikach postępowania wyjaśniającego w ciągu 3 miesięcy;
- prowadzenie rejestru zgłoszeń według wytycznych zawartych w ustawie.
Ustawa przewiduje, iż zgłoszenia naruszeń mogą być dokonywane wewnętrznie, czyli w ramach organizacji, z którą związany jest sygnalista, ale także zewnętrznie do organów publicznych.
Mimo, iż sygnaliści nie będą zobowiązani do wyczerpania procedury wewnętrznej przed zgłoszeniem sprawy do organów publicznych, to jednak przyjęcie przez pracodawcę przejrzystych i chroniących sygnalistę zasad z pewnością zachęci pracowników do skorzystania z tej ścieżki zgłoszeń, co pozwoli na szybkie i sprawne eliminowanie nieprawidłowości w organizacji, bez angażowania zewnętrznych służb i związanego z tym rozgłosu.
Ustawa przewiduje też sankcje karne za niedostosowanie do wynikających z niej wymogów, w tym brak wdrożenia odpowiedniej procedury, utrudnianie lub uniemożliwianie dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów, podejmowanie działań odwetowych na sygnalistach, ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. Kary grozić będą także „fałszywym” sygnalistom – za dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa. Ponadto ustawa przewiduje możliwość dochodzenia odszkodowania od osób winnych naruszeń.