NOWE REGULACJE DOTYCZĄCE PRACY ZDALNEJ I KONTROLI TRZEŹWOŚCI, 23 LUTEGO 2023

Prace nad nowelizacją kodeksu pracy, która reguluje szczegółowo zasady wykonywania pracy zdalnej i przeprowadzania badania pracowników na obecność alkoholu i innych substancji w organizmie, wreszcie się zakończyły. Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw (dalej jako „Ustawa”) została opublikowana 6 lutego 2023 r. Przepisy o badaniu trzeźwości wejdą w życie 14 dni po ich opublikowaniu, o pracy zdalnej zaś dwa miesiące po opublikowaniu.

Praca zdalna

Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej zastąpią przepisy kodeksu pracy dotyczące telepracy oraz przepisy dotyczące pracy zdalnej zawarte w specustawie covidowej. Praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Na nowo zdefiniowana praca zdalna obejmuje również bardzo popularną pracę hybrydową.

Ustawa wprowadza trzy rodzaje pracy zdalnej: standardową pracę zdalną, pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy oraz okazjonalną pracę zdalną.

Praca zdalna w standardowej postaci będzie mogła zostać uzgodniona przez pracodawcę i pracownika już na etapie zawarcia umowy o pracę, albo później – w trakcie zatrudnienia.

Pracodawca będzie miał także prawo do polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Polecenie wykonywania pracy zdalnej będzie jednak możliwe tylko pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie, uprzedzając o tym jednak pracownika z przynajmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Nowością będzie możliwość wnioskowania przez pracownika o świadczenie pracy zdalnie okazjonalnie – w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Praca zdalna w tej formie będzie miała charakter incydentalny, podyktowany osobistymi potrzebami pracownika. Do okazjonalnej pracy zdalnej nie będą stosowane niektóre przepisy regulujące pracę zdalną, co zapewni jej większą elastyczność oraz ograniczy koszty po stronie pracodawcy.

W niektórych przypadkach pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej. Będzie to miało w miejsce między innymi wobec pracownika który:

• jest w ciąży;
• wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;

o ile wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy.

Po wejściu w życie nowych przepisów ponoszenie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej będzie ciążyło na pracodawcach. Co do zasady pracodawca będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi niezbędne materiały i narzędzia pracy (np. telefon, komputer) oraz zapewnić ich instalację, serwis, konserwację a także pokryć koszty prądu oraz usług telekomunikacyjnych. Pracownik będzie mógł ustalić z pracodawcą, że praca zdalna będzie świadczona przy użyciu urządzeń niezapewnionych przez pracodawcę, np. przy użyciu prywatnego komputera pracownika. W takim wypadku pracownikowi przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny za korzystanie z własnego sprzętu w wysokości uzgodnionej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej będzie mógł zostać zastąpiony ryczałtem, którego wysokość musi odpowiadać przewidywanym kosztom pracy zdalnej konkretnego pracownika (z uwzględnieniem norm zużycia, ilości i cen rynkowych materiałów oraz narzędzi wykorzystywanych do pracy zdalnej). Pracodawca nie będzie miał obowiązku zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej w formie okazjonalnej. Warto zaznaczyć, że zwrot kosztów, ryczałt czy też ekwiwalent nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać doprecyzowane w porozumieniu z organizacją związkową lub jeżeli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, w regulaminie pracy zdalnej, uprzednio skonsultowanym z przedstawicielami pracowników. Alternatywnie, pracodawca może ustanowić zasady pracy zdalnej bezpośrednio w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Regulamin lub porozumienie regulujące zasady wykonywania pracy zdalnej powinny określać m.in.:

• grupę pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
• zasady porozumiewania się z pracownikiem zdalnym i kontrolowania jego pracy;
• zasady kontroli przestrzegania przepisów BHP i wymogów w zakresie bezpieczeństwa ochrony informacji i danych osobowych;
• zasady instalacji, serwisowania i użytkowania powierzonych narzędzi pracy zdalnej.

Pracodawcy będą musieli określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej, a także zorganizować pracownikom zdalnym niezbędny instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Na pracodawcach będzie także spoczywał obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy świadczonej zdalnie. W szczególności pracodawca będzie zobowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego dla pracowników zdalnych, która powinna uwzględniać w szczególności jej wpływ na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne.

Pracodawcy, po uprzednim porozumieniu się z pracownikiem zdalnym, będą mogli przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej, w tym w zakresie przestrzegania przepisów BHP i ochrony danych osobowych. Taka kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Kontrola trzeźwości

Dopuszczalność przeprowadzania przez pracodawcę kontroli trzeźwości pracowników do tej pory budziła wiele kontrowersji. Najnowsza nowelizacja kodeksu pracy rozwiewa dotychczasowe wątpliwości i wprost reguluje prawo pracodawcy do kontroli trzeźwości pracowników. Ogólne zasady badania pracowników na obecność alkoholu i innych substancji w organizmie zostały uregulowane w Ustawie. Pracodawcom pozostawiono jednak pewną swobodę organizacyjną w zakresie ustalenia procedury przeprowadzania kontroli w swoim zakładzie pracy.

Na podstawie Ustawy pracodawcy będą mogli przeprowadzać badania na obecność w organizmie alkoholu lub „środków działających podobnie do alkoholu„. Zamknięty katalog takich środków został przyjęty w rozporządzeniu, do którego Ustawa odsyła. Są to: opioidy, amfetamina i jej analogi, kokaina, kannabinoidy, benzodiazepiny. Badanie będzie mogło być przeprowadzone za pomocą atestowanego i odpowiednio skalibrowanego alkomatu bądź narkomatu.

Kontrola trzeźwości będzie mogła być prowadzona prewencyjnie lub dorywczo – w przypadku, gdy pracodawca będzie miał uzasadnione podejrzenie, że pracownik pozostaje pod wpływem alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu.

Zgodnie z Ustawą pracodawcy będą mogli kontrolować zarówno pracowników, jak i osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. zleceniobiorców), oraz osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców.

Zasady kontroli trzeźwości lub obecności innych substancji w organizmie powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do utworzenia regulaminu pracy. Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu nowych regulacji w sposób u niego przyjęty nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem kontroli. W przypadku nowo zatrudnionych pracowników pracodawca powinien przekazać stosowne informacje przed dopuszczeniem ich do pracy. Wewnętrzne regulacje dotyczące kontroli trzeźwości powinny wskazywać przynajmniej:

• grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości;
• sposób przeprowadzania kontroli, w tym rodzaj wykorzystywanego urządzenia;
• czas oraz częstotliwość przeprowadzania kontroli.

Warto, aby wewnętrzna procedura regulowała także inne kwestie praktyczne, np. zasady kontroli pracowników wykonujących pracę zdalnie.

Badanie trzeźwości powinno być przeprowadzone w taki sposób, aby nie naruszać godności i innych dóbr osobistych pracownika. Na wyraźne żądanie pracodawcy lub pracownika będzie możliwe zweryfikowanie wyniku takiego badania przez odpowiednie służby (np. policję), które z kolei w pewnych okolicznościach będą mogły zlecić przeprowadzenie badania krwi lub moczu przez osoby do tego uprawnione (np. personel medyczny).

W przypadku pozytywnego wyniku badania, tj. jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu (w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3) albo stan nietrzeźwości (w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm3) albo wykaże obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkoholu, pracownik nie powinien zostać dopuszczony do pracy. Może także zostać ukarany dyscyplinarnie, a w niektórych przypadkach pozytywny wynik badania może być podstawą do rozwiązania stosunku pracy. W przypadku negatywnego wyniku testu, czas poświęcony na poddanie się badaniom będzie traktowany jako okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Informacje dotyczące wyniku badania pracowników będą przechowywane w aktach osobowych przez okres maksymalnie roku lub do momentu prawomocnego zakończenia postępowania, w którym informacje te stanowią dowód.

Emilia May
adwokat
T: +48 58 782 00 50
E: may@millercanfield.com

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja została przygotowana dla klientów i współpracowników kancelarii Miller Canfield na podstawie faktów i informacji aktualnych w dacie jej wydania, które mogą ulec zmianie. Celem publikacji jest zwrócenie uwagi na wskazane w niej zmiany prawne i nie powinna stanowić wyłącznej podstawy do podjęcia jakiejkolwiek decyzji dotyczącej określonego kierunku działania. Informacje te nie mogą być traktowane jako porada prawna ani nie zastępują szczegółowej opinii prawnej w konkretnej sprawie. W każdym przypadku należy skorzystać z usług doradców prawnych w celu weryfikacji, czy odpowiednie przepisy prawa mają zastosowanie do określonej sytuacji.