Pracodawcy coraz częściej wprowadzają w zakładach pracy różne formy monitoringu licząc, że przyczyni się to do poprawy efektywności pracowników lub zapobiegnie wyciekowi tajemnicy przedsiębiorstwa. Powszechną praktyką jest monitorowanie odwiedzanych przez pracowników stron internetowych, sprawdzanie zawartości służbowej skrzynki mailowej czy kontrolowanie sposobu wykorzystania służbowego sprzętu. Niestety polskie ustawodawstwo nie nadąża za postępem technologicznym i nie reguluje wprost kwestii monitorowania pracowników. Skoro jednak przepisy prawa pracy nakładają na pracownika obowiązek starannego i sumiennego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń przełożonego, a także stanowią, że w czasie pracy pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy, należy uznać, że pracodawca może kontrolować poczynania swojego pracownika. Jednak czynności podjęte przez pracodawcę w celu gromadzenia informacji o pracownikach poprzez poddanie ich obserwacji bezpośredniej lub za pośrednictwem środków elektronicznych, nie mogą naruszać godności osobistej czy też innych dóbr osobistych pracownika ani ingerować w jego prawo do prywatności.
W związku z brakiem precyzyjnych regulacji prawnych kwestie związane z monitorowaniem pracowników wielokrotnie trafiały pod rozwagę sądów. W orzecznictwie Europejskiego Trybunału Praw Człowieka zostało wskazane, że aby uchronić się przed zarzutem naruszenia prywatności oraz dóbr osobistych pracownika, pracodawca powinien go poinformować o zakresie i formie stosowanego monitoringu oraz wskazać jego cel (zob. wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka – skarga nr 62617/00). W uzasadnieniu wyroku Trybunał podkreślił, iż pracodawca nie może wkraczać w sferę, co do której pracownik ma przekonanie, że jest ona zastrzeżona dla jego prywatności.
W związku z powyższym, kwestią kluczową jest, aby pracodawca jasno określił zasady monitorowania pracowników w sposób, który nie będzie pozostawiał wątpliwości co do jego zakresu. Nie ma szczególnych wymogów co do formy wprowadzenia zasad kontroli pracowników. Zatem mogą one zostać włączone do układu zbiorowego pracy czy też regulaminu pracy, mogą stanowić załącznik do umowy o pracę lub zostać zawarte w innym wewnątrzzakładowym dokumencie. Podstawową kwestią jest, aby pracownik miał możliwość zapoznania się z nimi jeszcze przed ich wprowadzeniem. Dobrym zabezpieczeniem na wypadek ewentualnego sporu jest uzyskanie pisemnego oświadczenia pracownika potwierdzającego, że zapoznał się z zasadami monitoringu obowiązującymi w firmie.
Należy mieć także na uwadze, że monitoring powinien być stosowany w celu ochrony rzeczywistych interesów pracodawcy. W związku z tym forma i zakres kontroli powinny być adekwatne do celu jaki pracodawca chce osiągnąć poprzez jej wprowadzenie. Przykładowo, monitoring może być wprowadzony w celu ochrony tajemnicy gospodarczej i handlowej pracodawcy, zabezpieczenia mienia pracowników w miejscu pracy lub w celu kontroli jakości i przestrzegania procedur obowiązujących w zakładzie pracy. W żadnym wypadku monitoring nie może stanowić ukrytej formy mobbingu wobec poszczególnych zatrudnionych czy też ich grup.
W przypadku, gdy pracodawca wprowadzi monitoring niestosując się do zasad wskazanych powyżej, pracownikom będą przysługiwały zarówno majątkowe jak i niemajątkowe roszczenia na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Po pierwsze, pracownik może domagać się zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę lub zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel (art. 448 k.c.) oraz naprawienia szkody majątkowej (art. 415 k.c.). Ponadto, pracownik ma także możliwość rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków względem pracownika oraz domagać się z tego tytułu odszkodowania.
Podsumowując, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że pracodawca wprowadzając monitoring powinien wskazać usprawiedliwiony cel jaki chce osiągnąć poprzez jego zastosowanie. Po drugie, środki podejmowane przez pracodawcę muszą być adekwatne do celu. Po trzecie, pracodawca powinien rzetelnie poinformować swoich pracowników o stosowaniu monitoringu oraz o jego formie i zakresie. W związku z powyższym, aby uniknąć negatywnych konsekwencji szczególnie ważne jest przyjęcie jasnych i precyzyjnych procedur wewnątrzzakładowych regulujących kwestie monitorowania pracowników.