Wykorzystanie technologii do szeroko pojętej
kontroli aktywności pracowników, nie jest niczym
nowym. Natomiast przepisy prawa regulujące
kwestie monitoringu pracowników obowiązują
stosunkowo od niedawna, bo od 25 maja 2018 roku.
Kolejne zmiany tych regulacji wprowadziła Ustawa
z dnia 21 lutego 2019 roku o zmianie niektórych
ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO
(Dz. U. poz. 730), która weszła w życie w dniu 4
maja 2019 roku. W związku z tym pracodawcy
powinni dokonać przeglądu obowiązujących u nich
zasad monitoringu i zweryfikować, czy są one
zgodne z aktualnymi przepisami.
Powszechnie stosowaną w zakładach pracy formą
monitoringu jest monitoring wizyjny. Przesłanką
legalizującą ten rodzaj monitoringu jest
niezbędność jego prowadzenia dla zapewnienia
bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia
lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy
informacji, których ujawnienie mogłoby narazić
pracodawcę na szkodę. Co do zasady, monitoring
wizyjny nie powinien obejmować pomieszczeń
sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Przepisy
kodeksu pracy bezwzględnie wykluczają możliwość
monitoringu pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Zapisy z
monitoringu powinny być przechowywane przez
okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia
nagrania. W kodeksie pracy została przewidziana
możliwość przedłużenia terminu 3-miesięcznego w
przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią
dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie
prawa lub gdy pracodawca powziął wiadomość, iż
mogą one stanowić dowód w postępowaniu.
Wówczas termin ten ulega przedłużeniu do czasu
prawomocnego zakończenia postępowania.
Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracodawcy
mogą stosować także inne formy monitoringu, w
tym w szczególności monitoring poczty
elektronicznej. Mogą one być stosowane jedynie
wówczas, gdy jest to niezbędne do zapewnienia
organizacji pracy umożliwiającej pełne
wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego
użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi
pracy. Ponadto nie mogą one naruszać tajemnicy
korespondencji oraz innych dóbr osobistych
pracownika. Ustawodawca nie precyzuje, przez jaki
okres pracodawca powinien przechowywać zapisy z
innych form monitoringu niż monitoring wizyjny.
Jednak mając na względzie regulacje wynikające z
RODO, należy kierować się dyrektywą, iż zapisy
powinny być przechowane przez okres nie dłuższy,
niż jest to niezbędne do realizacji celów
monitoringu.
Zarówno w świetle przepisów kodeksu pracy jak i
RODO, bardzo ważne jest prawidłowe
poinformowanie pracowników o stosowanym
monitoringu. Zapisy zawierające informacje o celu,
zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu
powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym
pracy lub w regulaminie pracy. W przypadku
pracodawców, którzy nie są objęci układem
zbiorowym pracy lub nie są obowiązani do
wprowadzenia regulaminu pracy, informacje o celu,
zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu
powinny się znaleźć w obwieszczeniu pracodawcy.
Pracodawca powinien poinformować pracowników o
wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego
przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego
uruchomieniem. Ponadto, pracodawcy obowiązani
są do przekazania każdemu nowemu pracownikowi
przed dopuszczeniem go do pracy informacji o celu,
zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu na piśmie. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy
monitorowane pomieszczenia i teren powinny
zostać oznaczone w sposób widoczny i czytelny, za
pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń
dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed
jego uruchomieniem. Powyższy wymóg stosuje się
odpowiednio do innych form monitoringu.
Należy pamiętać, że niezależnie od przepisów
prawa pracy, pracodawcy podczas przetwarzania
danych osobowych w związku z monitoringiem
powinni bezwzględnie przestrzegać zasad
postępowania z danymi określonych RODO, w tym w
szczególności powinni przetwarzać tylko te dane,
które są niezbędne dla realizacji określonych celów
i zapewnić im ochronę przed niedozwolonym lub
niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz
przypadkową utratą, zniszczeniem lub
uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków
technicznych lub organizacyjnych.
MILLER CANFIELD
W. BABICKI, A. CHEŁCHOWSKI I WSPÓLNICY SP.K.
ul. Batorego 28-32
81-366 Gdynia
Tel. +48 58 782-0050
Fax +48 58 782-0060
gdynia@pl.millercanfield.com
ul. Nowogrodzka 11
00-513 Warszawa
Tel. +48 22 447-4300
Fax +48 22 447-4301
warszawa@pl.millercanfield.com
ul. Skarbowców 23a
53-125 Wrocław
Tel. +48 71 780-3100
Fax +48 71 780-3101
wroclaw@pl.millercanfield.com
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja została przygotowana dla klientów i współpracowników kancelarii Miller Canfield. Ma ona na celu jedynie
przedstawienie streszczenia niektórych wydarzeń prawnych z wybranych dziedzin prawa. Z tego powodu informacje zawarte w niniejszej publikacji nie
powinny stanowić podstawy do podjęcia jakiejkolwiek decyzji dotyczącej określonego kierunku działania. Informacje te nie mogą też być traktowane
jako porada prawna ani nie zastępują szczegółowej opinii prawnej w konkretnej sprawie. W każdym przypadku należy skorzystać z usług doradców
prawnych w celu weryfikacji, czy odpowiednie przepisy prawa mają zastosowanie do określonej sytuacji.