Wykorzystanie technologii do szeroko pojętej kontroli aktywności pracowników, nie jest niczym nowym. Natomiast przepisy prawa regulujące kwestie monitoringu pracowników obowiązują stosunkowo od niedawna, bo od 25 maja 2018 roku.
Kolejne zmiany tych regulacji wprowadziła Ustawa z dnia 21 lutego 2019 roku o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO (Dz. U. poz. 730), która weszła w życie w dniu 4 maja 2019 roku. W związku z tym pracodawcy powinni dokonać przeglądu obowiązujących u nich zasad monitoringu i zweryfikować, czy są one zgodne z aktualnymi przepisami.
Powszechnie stosowaną w zakładach pracy formą monitoringu jest monitoring wizyjny. Przesłanką legalizującą ten rodzaj monitoringu jest niezbędność jego prowadzenia dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Co do zasady, monitoring wizyjny nie powinien obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Przepisy kodeksu pracy bezwzględnie wykluczają możliwość monitoringu pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Zapisy z monitoringu powinny być przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W kodeksie pracy została przewidziana możliwość przedłużenia terminu 3-miesięcznego w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub gdy pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu.
Wówczas termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracodawcy mogą stosować także inne formy monitoringu, w tym w szczególności monitoring poczty elektronicznej. Mogą one być stosowane jedynie wówczas, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ponadto nie mogą one naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Ustawodawca nie precyzuje, przez jaki okres pracodawca powinien przechowywać zapisy z innych form monitoringu niż monitoring wizyjny.
Jednak mając na względzie regulacje wynikające z RODO, należy kierować się dyrektywą, iż zapisy powinny być przechowane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów monitoringu.
Zarówno w świetle przepisów kodeksu pracy jak i RODO, bardzo ważne jest prawidłowe poinformowanie pracowników o stosowanym monitoringu. Zapisy zawierające informacje o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. W przypadku pracodawców, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy lub nie są obowiązani do wprowadzenia regulaminu pracy, informacje o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu powinny się znaleźć w obwieszczeniu pracodawcy.
Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto, pracodawcy obowiązani są do przekazania każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu na piśmie. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy monitorowane pomieszczenia i teren powinny zostać oznaczone w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Powyższy wymóg stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu.
Należy pamiętać, że niezależnie od przepisów prawa pracy, pracodawcy podczas przetwarzania danych osobowych w związku z monitoringiem powinni bezwzględnie przestrzegać zasad postępowania z danymi określonych RODO, w tym w szczególności powinni przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne dla realizacji określonych celów i zapewnić im ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.