Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest obowiązek pracodawcy ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych (jednakże obowiązek ten ogranicza się do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę).
Podnoszenie kwalifikacji pracowników może przybierać różne formy. Pracownik może całkowicie samodzielnie, ale za zgodą pracodawcy, podnosić własne kwalifikacje zawodowe. Z drugiej strony pracodawca może aktywnie włączyć się w szkolenie swych pracowników- zarówno wybranej grupy, jak i całości personelu, merytorycznie, jak i finansowo. Udział pracodawcy w szkoleniu pracowników oparty jest o tzw. umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz może mieć pozytywny wpływ na należny od pracodawcy podatek dochodowy.
Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia (oprócz wynagrodzenia), w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazdy na szkolenie, podręczniki i zakwaterowanie. Kwestie te należy uregulować w umowie określającej wzajemne prawa i obowiązki stron. W takiej umowie pracodawca może nałożyć obowiązek pozostania pracownika w stosunku pracy przez ustalony okres po zakończeniu nauki. Na wypadek odejścia pracownika przed takim okresem można zastrzec konieczność zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów na szkolenie danego pracownika. Finansowanie kształcenia pracownika można uzależnić także od osiągnięcia przez pracownika określonych wyników w nauce. Ponadto, niezależnie od postanowień umownych, art. 103[5] kodeksu pracy określa sytuacje, w których pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na szkolenia, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Przykładowo będzie to nie podjęcie szkolenia bez uzasadnionych przyczyn, lub przerwanie szkolenia.
Okres odpracowania kształcenia sfinansowanego nie może przekraczać 3 lat, wliczając w ten okres urlopy chorobowe i wychowawcze, ale wyłączając urlopy bezpłatne.
Pracownik nie będzie jednak zobowiązany do zwrotu takich kosztów, m.in. gdy: pracodawca wypowie mu angaż (niezależnie od przyczyny), dojdzie do rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron, wygaśnie umowa o pracę, etc.
Finansowanie szkoleń przez pracodawcę może wiązać się także z możliwością zakwalifikowania kosztów poniesionych na kształcenie pracowników jako kosztów uzyskania przychodu, co pozwoli na zmniejszenie należnego podatku dochodowego. Jednakże nie każda kwota wydana przez pracodawcę na szkolenia pracowników może zostać zakwalifikowana jako koszt uzyskania przychodu.
Wydatki pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników są kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych.
Oznacza to, że kosztem uzyskania przychodów jest wyłącznie taki koszt, który spełnia kumulatywnie kilka przesłanek, z których najważniejszą w omawianej sytuacji jest związek przyczynowy pomiędzy danym wydatkiem na szkolenie a podniesieniem kwalifikacji danego pracownika. Należy zatem wykazać, że poniesienie wydatku na dane szkolenie obiektywnie wpłynie na podniesienie kwalifikacji pracownika, tj. musi istnieć bezpośredni związek tematyki szkoleń z zakresem obowiązków pracownika wynikającym ze stosunku pracy oraz z charakterem działalności pracodawcy, co w konsekwencji wpłynie na lepsze wykonywanie pracy przez pracownika.
A zatem, przy istniejącym, odpowiednio udokumentowanym wydatku na szkolenie pracownika, obejmującym zarówno koszt samego szkolenia, jak i koszt przejazdu, zakwaterowania itd., pracodawca może zaliczyć taki koszt do kosztów uzyskania przychodu. Przykładowo, kosztem uzyskania przychodu będzie na pewno koszt kursów językowych dla pracowników, jeżeli ich praca wiąże się z wykorzystaniem języków obcych, co obecnie jest w większości przypadków normą.