Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest
obowiązek pracodawcy ułatwiania pracownikom
podnoszenia kwalifikacji zawodowych (jednakże
obowiązek ten ogranicza się do pracowników
zatrudnionych na podstawie umowy o pracę).
Podnoszenie kwalifikacji pracowników może
przybierać różne formy. Pracownik może całkowicie
samodzielnie, ale za zgodą pracodawcy, podnosić
własne kwalifikacje zawodowe. Z drugiej strony
pracodawca może aktywnie włączyć się w szkolenie
swych pracowników- zarówno wybranej grupy, jak i
całości personelu, merytorycznie, jak i finansowo.
Udział pracodawcy w szkoleniu pracowników oparty
jest o tzw. umowę o podnoszenie kwalifikacji
zawodowych oraz może mieć pozytywny wpływ na
należny od pracodawcy podatek dochodowy.
Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca może
przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje
zawodowe
dodatkowe
świadczenia
(oprócz
wynagrodzenia), w szczególności pokryć opłaty za
kształcenie, przejazdy na szkolenie, podręczniki i
zakwaterowanie. Kwestie te należy uregulować w
umowie określającej wzajemne prawa i obowiązki
stron. W takiej umowie pracodawca może nałożyć
obowiązek pozostania pracownika w stosunku pracy
przez ustalony okres po zakończeniu nauki. Na
wypadek odejścia pracownika przed takim okresem
można zastrzec konieczność zwrotu poniesionych
przez pracodawcę kosztów na szkolenie danego
pracownika. Finansowanie kształcenia pracownika
można uzależnić także od osiągnięcia przez
pracownika określonych wyników w nauce. Ponadto,
niezależnie od postanowień umownych, art. 103[5]
kodeksu pracy określa sytuacje, w których
pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów
poniesionych przez pracodawcę na szkolenia, w
wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia
po
ukończeniu
podnoszenia
kwalifikacji
zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich
podnoszenia. Przykładowo będzie to nie podjęcie
szkolenia bez uzasadnionych przyczyn, lub
przerwanie
szkolenia.
Okres
odpracowania
kształcenia sfinansowanego nie może przekraczać 3
lat, wliczając w ten okres urlopy chorobowe i
wychowawcze, ale wyłączając urlopy bezpłatne.
Pracownik nie będzie jednak zobowiązany do zwrotu
takich kosztów, m.in. gdy: pracodawca wypowie mu
angaż (niezależnie od przyczyny), dojdzie do
rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron,
wygaśnie umowa o pracę, etc.
Finansowanie szkoleń przez pracodawcę może
wiązać się także z możliwością zakwalifikowania
kosztów poniesionych na kształcenie pracowników
jako kosztów uzyskania przychodu, co pozwoli na
zmniejszenie należnego podatku dochodowego.
Jednakże nie każda kwota wydana przez pracodawcę
na
szkolenia
pracowników
może
zostać
zakwalifikowana jako koszt uzyskania przychodu.
Wydatki pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji
zawodowych pracowników są kwalifikowane jako
koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych.
Oznacza to, że kosztem uzyskania przychodów jest
wyłącznie taki koszt, który spełnia kumulatywnie
kilka przesłanek, z których najważniejszą w omawianej sytuacji jest związek przyczynowy
pomiędzy danym wydatkiem na szkolenie a
podniesieniem kwalifikacji danego pracownika.
Należy zatem wykazać, że poniesienie wydatku na
dane szkolenie obiektywnie wpłynie na podniesienie
kwalifikacji pracownika, tj. musi istnieć bezpośredni
związek tematyki szkoleń z zakresem obowiązków
pracownika wynikającym ze stosunku pracy oraz z
charakterem działalności pracodawcy, co w
konsekwencji wpłynie na lepsze wykonywanie pracy
przez pracownika.
A
zatem,
przy
istniejącym,
odpowiednio
udokumentowanym
wydatku
na
szkolenie
pracownika, obejmującym zarówno koszt samego
szkolenia, jak i koszt przejazdu, zakwaterowania itd.,
pracodawca może zaliczyć taki koszt do kosztów
uzyskania przychodu. Przykładowo, kosztem
uzyskania przychodu będzie na pewno koszt kursów
językowych dla pracowników, jeżeli ich praca wiąże
się z wykorzystaniem języków obcych, co obecnie
jest w większości przypadków normą.
MILLER, CANFIELD,
W. BABICKI, A. CHEŁCHOWSKI I WSPÓLNICY SP.K.
ul. Batorego 28-32
81-366 Gdynia
Tel. +48 58 782-0050
Fax +48 58 782-0060
gdynia@pl.millercanfield.com
ul. Nowogrodzka 11
00-513 Warszawa
Tel. +48 22 447-4300
Fax +48 22 447-4301
warszawa@pl.millercanfield.com
ul. Skarbowców 23a
53-125 Wrocław
Tel. +48 71 780-3100
Fax +48 71 780-3101
wroclaw@pl.millercanfield.com
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja została przygotowana dla klientów i współpracowników kancelarii Miller Canfield. Ma ona na celu jedynie
przedstawienie streszczenia niektórych wydarzeń prawnych z wybranych dziedzin prawa. Z tego powodu informacje zawarte w niniejszej
publikacji nie powinny stanowić podstawy do podjęcia jakiejkolwiek decyzji dotyczącej określonego kierunku działania. Informacje te nie mogą też
być traktowane jako porada prawna ani nie zastępują szczegółowej opinii prawnej w konkretnej sprawie. W każdym przypadku należy skorzystać z
usług doradców prawnych w celu weryfikacji, czy odpowiednie przepisy prawa mają zastosowanie do określonej sytuacji.