Od września 2016 r. poszerzy się katalog form czynności prawnych, uregulowanych w kodeksie cywilnym. Zgodnie z nowymi przepisami kodeksu, do zachowania nowej, dokumentowej formy czynności prawnej, wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Dotychczas podstawową formą dokonywania czynności prawnych była zwykła forma pisemna.
Niemniej jednak, w obrocie nierzadko dochodzi do negocjowania i zawierania umów w formie korespondencji elektronicznej lub przy wykorzystaniu innych nowoczesnych form przekazu, bez sformalizowania ustaleń poprzez złożenie podpisów na wydruku uzgodnionej wersji umowy.
Wychodząc zatem naprzeciw potrzebom zmieniającej się rzeczywistości, a także mając na uwadze dynamiczny rozwój nowych technologii, zdecydowano się wprowadzić do kodeksu cywilnego formę dokumentową czynności prawnej.
Jak czytamy w uzasadnieniu nowelizacji, forma dokumentowa ma być formą o niższym stopniu sformalizowania, niż forma pisemna, z uwagi na brak konieczności złożenia własnoręcznego podpisu. Wystarczające będzie ustalenie osoby, która złożyła oświadczenie woli, przy czym może to wynikać bądź z treści dokumentu, bądź z samego nośnika danych lub urządzenia, za pomocą którego złożono oświadczenie. Forma dokumentowa, z uwagi na łatwość jej stosowania, w zamierzeniu twórców projektu zmiany, ma się przyczynić do usprawnienia dokonywania czynności prawnych, przy jednoczesnym zachowaniu funkcji dowodowej.
Jednocześnie, do kodeksu cywilnego wprowadzono definicję formalną „dokumentu”, którym jest „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Ta nowa definicja „dokumentu” oznacza prawdziwą rewolucję, tradycyjnie bowiem rozumiano pod tym pojęciem informację utrwaloną w postaci pisma. Nowa definicja jest bardzo szeroka i obejmuje nie tylko oświadczenia składane przy użyciu tekstu, lecz także dźwięku czy obrazu.
Podstawową cechą dokumentu jest jego intelektualna zawartość, czyli informacja – treść obejmująca różnego rodzaju oświadczenia, w tym oświadczenia woli. Sposób utrwalenia tej treści powinien zezwalać na jej zachowanie i odtworzenie, tak, aby spełnić funkcje dowodowe dokumentu. Jak wspomniano powyżej, złożenie bądź nie, podpisu na dokumencie, nie ma znaczenia prawnego dla tej formy czynności prawnej.
W braku odmiennego zastrzeżenia – czy to w ustawie, czy w umowie stron – forma dokumentowa będzie miała znaczenie jedynie dowodowe (ad probationem). A zatem, w przypadku niezachowania tej formy wbrew wymogom, czynność prawna będzie ważna, jednak nie będzie dopuszczalny dowód ze świadków ani z przesłuchania stron na okoliczność dokonania danej czynności prawnej. Kodeks wprowadza odstępstwo od tej reguły dla stosunków między przedsiębiorcami – dowód taki będzie w relacjach profesjonalnych możliwy bez względu na niezachowanie formy dokumentowej ad probationem. Ograniczenie dowodowe nie będzie także obowiązywało drugiej strony, w przypadku niezachowania wymogu formy dokumentowej dla jednostronnej czynności prawnej.
Podkreślić należy, że wprowadzane rozwiązania mają charakter dyspozytywny, a zatem mogą być modyfikowane ustaleniami stron.