Jedna z głównych zasad wyrażonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych („PZP”) stanowi, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza się w języku polskim. Wyrazem tej zasady jest nakaz, by wszystkie dokumenty postępowania przygotowane przez zamawiającego były sporządzone w języku polskim. Chodzi tu zarówno o podstawowe dokumenty, jakimi są ogłoszenie, SIWZ czy protokół postępowania, jak i dokumenty odzwierciedlające kontakty z wykonawcami (np. wyjaśnienia, zmiany SIWZ czy wezwania do wyjaśnień i uzupełnienia). Nasuwa się pytanie czy wymóg ten odnosi się również do dokumentów sporządzonych i składanych przez wykonawcę?
Jednoznacznie stwierdzić należy, że wykonawców także obowiązuje w postępowaniu język polski. Najważniejszy składany przez wykonawców dokument – oferta musi zostać sporządzony w języku polskim. Oferta sporządzona w innym języku będzie przez zamawiającego odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1-2 PZP. W wyroku z dnia 28 marca 2013 r. (KIO 599/13) Krajowa Izba Odwoławcza uznała m.in., że „Przyjęcie w postępowaniu o udzielenie zamówienia, tym bardziej do oceny merytorycznej oferty, dokumentu złożonego w całości w języku obcym (innym niż język polski) prowadziłoby do naruszenia zasady art. 9 ust. 2 p.z.p., tj. zasady prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w języku polskim. (…) Brak potwierdzenia spełniania merytorycznego wymogu SIWZ – a takim brakiem potwierdzenia jest niewątpliwie brak dokumentu w polskiej wersji językowej – skutkuje stwierdzeniem, że wykonawca nie spełniania merytorycznych wymogów SIWZ”.
Jeżeli chodzi o dokumenty składane przez wykonawców wraz z ofertą, to również one winny być złożone w języku polskim. Przypadek dokumentów, które oryginalnie nie zostały sporządzone po polsku określa § 7 ust. 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, zgodnie z którym dokumenty składane w języku obcym muszą być złożone wraz z dokonanym przez wykonawcę tłumaczeniem na język polski.
Brak złożenia wraz z ofertą dokonanego przez wykonawcę tłumaczenia zobowiązuje zamawiającego do wezwania wykonawcy do złożenia odpowiedniego tłumaczenia w trybie art. 26 ust. 3 PZP pod rygorem wykluczenia z postępowania lub odrzucenia oferty.
PZP przewiduje pewien wyjątek od zasady „polskości” postępowania. Zgodnie z art. 9 ust. 3 PZP, w szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane. Zgoda taka powinna zostać umieszczona przez zamawiającego w SIWZ.
Zasada używania języka polskiego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego rozciąga się również na postępowanie przez Krajową Izbą Odwoławczą. Zgodnie z § 19 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie regulaminu postpowania przy rozpoznawaniu odwołań wszystkie dokumenty przedstawia się w języku polskim, a jeżeli zostały sporządzone w języku obcym, strona oraz uczestnik postępowania odwoławczego, który się na nie powołuje, przedstawia ich tłumaczenie na język polski. W uzasadnionych przypadkach skład orzekający może żądać przedstawienia tłumaczenia dokumentu na język polski poświadczonego przez tłumacza przysięgłego. Brak złożenia tłumaczeń obcojęzycznych dokumentów spowoduje, że KIO nie weźmie ich pod uwagę podczas rozpatrywania odwołania.
Zasada użycia języka polskiego podczas postępowania o udzielenie zamówienia oraz postępowania przez KIO ma duże znaczenie dla wykonawców. W obliczu faktu działalności polskich przedsiębiorców na rynkach zagranicznych oraz udziale zagranicznych wykonawców w polskich postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego składanie dokumentów w obcym języku jest praktycznie nieuniknione. Należy zawsze pamiętać o tłumaczeniach takich dokumentów albowiem ich brak ma dotkliwe konsekwencje.