Od 2019 r. obowiązują nowe regulacje dotyczące zarówno sposobu, jak również okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Na wstępie należy nadmienić, że jako dokumentację pracowniczą rozumie się:
1) akta osobowe pracownika, składające się z czterech części:
- A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie;
- B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
- C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
- D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu; oraz
2) dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego.
Od 2019 r. pracodawca może dokonać wyboru czy dokumentacja pracownicza będzie prowadzona i przechowywana w postaci papierowej, czy też w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym. Niezależnie od sposobu prowadzenia, pracodawca musi jednak zapewnić, że dokumentacja pracownicza przechowywana jest w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Pracodawca może również zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. W przypadku zmiany z postaci papierowej na elektroniczną następuje to przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną potwierdzającą zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Natomiast w przypadku zmiany z postaci elektronicznej na papierową następuje to przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Dokonując zmiany postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca informuje pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania tej informacji. W przypadku
nieodebrania przez pracownika poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, pracodawca może tę poprzednią postać zniszczyć.
Podobnie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak również o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
Od 2019 r. zmieniły się również okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jednak zmiany te nie będą dotyczyć wszystkich pracowników, a obowiązywanie nowych przepisów zależy od momentu nawiązania stosunku pracy, jak również złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego, zawierającego informacje o pracowniku do ZUS. Wobec powyższego, okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej przedstawiają się następująco:
- dla pracowników, z którymi nawiązanie stosunku pracy nastąpiło dnia 1 stycznia 2019 r. lub później okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał;
- dla pracowników, z którymi nawiązanie stosunku pracy nastąpiło po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. oraz gdy pracodawca złożył raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a usus*, okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony;
- dla pracowników, z którymi nawiązanie stosunku pracy nastąpiło po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. oraz gdy pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a usus*, okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy;
- dla pracowników, z którymi nawiązanie stosunku pracy nastąpiło do dnia 31 grudnia 1998 r. okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.
*ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.