Od 2019 r. obowiązują nowe regulacje dotyczące
zarówno sposobu, jak również okresu
przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Na wstępie należy nadmienić, że jako
dokumentację pracowniczą rozumie się:
1) akta osobowe pracownika, składające się z
czterech części:
- A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące
danych osobowych, zgromadzone w związku
z ubieganiem się o zatrudnienie, a także
skierowania na badania lekarskie i
orzeczenia lekarskie; - B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące
nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu
zatrudnienia pracownika; - C – oświadczenia lub dokumenty związane z
rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku
pracy; - D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz
inne dokumenty związane z ponoszeniem
przez pracownika odpowiedzialności
porządkowej lub odpowiedzialności
określonej w odrębnych przepisach, które
przewidują zatarcie kary po upływie
określonego czasu; oraz
2) dokumentację w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy, obejmującą:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania
czasu pracy; - dokumenty związane z ubieganiem się i
korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; - kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i
innych świadczeń związanych z pracą oraz
wniosek pracownika o wypłatę
wynagrodzenia do rąk własnych; - kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia
roboczego.
Od 2019 r. pracodawca może dokonać wyboru czy
dokumentacja pracownicza będzie prowadzona i
przechowywana w postaci papierowej, czy też w
postaci elektronicznej w systemie
teleinformatycznym. Niezależnie od sposobu
prowadzenia, pracodawca musi jednak zapewnić,
że dokumentacja pracownicza przechowywana jest
w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności,
integralności, kompletności oraz dostępności, w
warunkach niegrożących uszkodzeniem lub
zniszczeniem.
Pracodawca może również zmieniać postać, w
której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. W przypadku zmiany z postaci
papierowej na elektroniczną następuje to przez
sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w
szczególności skanu, i opatrzenia go
kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną
potwierdzającą zgodność odwzorowania cyfrowego
z dokumentem papierowym. Natomiast w
przypadku zmiany z postaci elektronicznej na
papierową następuje to przez sporządzenie
wydruku i opatrzenie go podpisem potwierdzającym
zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Dokonując zmiany postaci dokumentacji
pracowniczej pracodawca informuje pracowników o
zmianie postaci prowadzenia i przechowywania
dokumentacji oraz o możliwości odbioru
poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni
od przekazania tej informacji. W przypadku
nieodebrania przez pracownika poprzedniej postaci
dokumentacji pracowniczej, pracodawca może tę
poprzednią postać zniszczyć.
Podobnie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia
stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem
pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej
lub elektronicznej informację o okresie
przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak
również o możliwości odbioru przez pracownika
dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca
kalendarzowego następującego po upływie okresu
przechowywania dokumentacji oraz o zniszczeniu
dokumentacji pracowniczej w przypadku jej
nieodebrania.
Od 2019 r. zmieniły się również okresy
przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jednak zmiany te nie będą dotyczyć wszystkich
pracowników, a obowiązywanie nowych przepisów
zależy od momentu nawiązania stosunku pracy, jak
również złożenia przez pracodawcę raportu
informacyjnego, zawierającego informacje o
pracowniku do ZUS. Wobec powyższego, okresy
przechowywania dokumentacji pracowniczej
przedstawiają się następująco:
- dla pracowników, z którymi nawiązanie
stosunku pracy nastąpiło dnia 1 stycznia 2019 r.
lub później okres przechowywania
dokumentacji wynosi 10 lat od końca roku
kalendarzowego, w którym stosunek pracy
ustał; -
- dla pracowników, z którymi nawiązanie
stosunku pracy nastąpiło po dniu 31 grudnia
1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. oraz
gdy pracodawca złożył raport informacyjny, o
którym mowa w art. 4 pkt 6a usus*, okres
przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport
informacyjny został złożony; - dla pracowników, z którymi nawiązanie
stosunku pracy nastąpiło po dniu 31 grudnia
1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. oraz
gdy pracodawca nie złożył raportu
informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a
usus*, okres przechowywania dokumentacji
wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy;
- dla pracowników, z którymi nawiązanie
- dla pracowników, z którymi nawiązanie
stosunku pracy nastąpiło do dnia 31 grudnia
1998 r. okres przechowywania dokumentacji
wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.
*ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie
ubezpieczeń społecznych.
MILLER CANFIELD
W. BABICKI, A. CHEŁCHOWSKI I WSPÓLNICY SP.K.
ul. Batorego 28-32
81-366 Gdynia
Tel. +48 58 782-0050
Fax +48 58 782-0060
gdynia@pl.millercanfield.com
ul. Nowogrodzka 11
00-513 Warszawa
Tel. +48 22 447-4300
Fax +48 22 447-4301
warszawa@pl.millercanfield.com
ul. Skarbowców 23a
53-125 Wrocław
Tel. +48 71 780-3100
Fax +48 71 780-3101
wroclaw@pl.millercanfield.com
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja została przygotowana dla klientów i współpracowników kancelarii Miller Canfield. Ma ona na celu jedynie
przedstawienie streszczenia niektórych wydarzeń prawnych z wybranych dziedzin prawa. Z tego powodu informacje zawarte w niniejszej publikacji nie
powinny stanowić podstawy do podjęcia jakiejkolwiek decyzji dotyczącej określonego kierunku działania. Informacje te nie mogą też być traktowane
jako porada prawna ani nie zastępują szczegółowej opinii prawnej w konkretnej sprawie. W każdym przypadku należy skorzystać z usług doradców
prawnych w celu weryfikacji, czy odpowiednie przepisy prawa mają zastosowanie do określonej sytuacji.