Ubiegłego roku polskie władze rozpoczęły proces
cyfryzacji procesu składania sprawozdań
finansowych. Nowe wymogi formalne w tym
zakresie dotyczące zarówno (1) sporządzania
sprawozdań finansowych za 2018 r. oraz (2)
podpisywania sprawozdań finansowych (i innych
dokumentów powiązanych) sporządzonych po dniu 1
października 2018 r. z certyfikowanym podpisem
elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP,
zostały wprowadzone w zeszłym roku.
Zgodnie z nowymi przepisami, od dnia 1
października 2018 r. sprawozdania finansowe spółki
powinny być sporządzone (1) w formie
elektronicznej (w formacie udostępnionym przez
Ministerstwo Finansów) oraz (2) podpisane
kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
podpisami potwierdzonymi przez zaufany profil
ePUAP (profil elektroniczny założony przez osobę
fizyczną na platformie udostępnionej przez
Ministerstwo Sprawiedliwości) przez wszystkich
członków Zarządu.
Powyższe oznacza, że poprzednio obowiązująca
procedura, która pozwalała na przygotowanie
wersji papierowej sprawozdań finansowych (z
ręcznymi podpisami wszystkich członków zarządu),
a następnie na złożenie skanów podpisanych
sprawozdań w Repozytorium Dokumentów
Finansowych w formacie PDF, podpisanym
wyłącznie przez jednego członka zarządu
posiadającego numer PESEL, nie będzie już możliwe
(niemniej jednak poprzednio obowiązująca zasada
wciąż obowiązuje w stosunku do sprawozdań
finansowych sporządzonych przed dniem 1
października 2018 r.).
W odniesieniu do elektronicznej formy sprawozdań
finansowych należy mieć na uwadze, że podmioty
zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym są
zobowiązane przygotować sprawozdania finansowe
zgodnie ze strukturą logiczną i formatem
udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów (chyba
że sprawozdanie finansowe są przygotowywane
zgodnie ze standardami IFRS / IAS). Struktura
logiczna udostępniona przez Ministerstwo Finansów (dostępna na stronie internetowej ministerstwa)
została wydana w postaci pliku XSD, a sporządzone
na jej podstawie sprawozdania finansowe powinny
mieć format XML.
Kluczowy jest również drugi ze wspomnianych
wymogów formalnych, tj. podpisywanie sprawozdań
finansowych za 2018 r. podpisane kwalifikowanym
podpisem elektronicznym lub przez zaufany profil
ePUAP. Powyższe oznacza, że każdy z członków
zarządu polskiej spółki zobowiązany jest do
podpisania sprawozdań finansowych podpisem
elektronicznym (kwalifikowanym lub przez profil
ePUAP).
Ponadto sprawozdanie zarządu z działalności spółki
również musi zostać przygotowane w wersji
elektronicznej oraz być popisane kwalifikowanym
podpisem elektronicznym lub przez zaufany profil
ePUAP. Nie istnieją jednak w tym zakresie żadne
oficjalnie obowiązujące struktury logiczne ani
formaty, w związku z czym sprawozdanie z
działalności spółki może zostać przygotowane w
dowolnej formie elektronicznej (w tym dokumenty
zapisane w rozszerzeniu .doc lub .pdf).
W odniesieniu do formy pozostałych dokumentów,
które podlegają obowiązkowi złożenia do Krajowego
Rejestru Sądowego (np. uchwała zgromadzenia
wspólników o zatwierdzeniu sprawozdań
finansowych lub uchwała zgromadzenia wspólników
o podziale zysku / pokryciu straty), mogą one
zostać złożone w dowolej formie elektronicznej,
włączając skany w formacie .pdf.
Samo składanie sprawozdań finansowych odbywać
się będzie przez dedykowany system
teleinformatyczny. Katalog podmiotów
uprawnionych do składania sprawozdań finansowych
został w zeszłym roku rozszerzony i obecnie mogą
one zostać złożone w systemie teleinformatycznym
Ministerstwa Sprawiedliwości między innymi przez
e-pełnomocnika lub prokurenta (o ile ten posiada
numer PESEL zarejestrowany w Krajowym Rejestrze
Sądowym). Natomiast w związku z niedawną zmianą
dotyczącą e-procedury składania sprawozdań
finansowych, profesjonalni pełnomocnicy również
mogą składać sprawozdania finansowe, działając na
podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez
podmiot do tego zobowiązany.
MILLER CANFIELD
W. BABICKI, A. CHEŁCHOWSKI I WSPÓLNICY SP.K.
ul. Batorego 28-32
81-366 Gdynia
Tel. +48 58 782-0050
Fax +48 58 782-0060
gdynia@pl.millercanfield.com
ul. Nowogrodzka 11
00-513 Warszawa
Tel. +48 22 447-4300
Fax +48 22 447-4301
warszawa@pl.millercanfield.com
ul. Skarbowców 23a
53-125 Wrocław
Tel. +48 71 780-3100
Fax +48 71 780-3101
wroclaw@pl.millercanfield.com
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja została przygotowana dla klientów i współpracowników kancelarii Miller Canfield. Ma ona na celu jedynie
przedstawienie streszczenia niektórych wydarzeń prawnych z wybranych dziedzin prawa. Z tego powodu informacje zawarte w niniejszej publikacji nie
powinny stanowić podstawy do podjęcia jakiejkolwiek decyzji dotyczącej określonego kierunku działania. Informacje te nie mogą też być traktowane
jako porada prawna ani nie zastępują szczegółowej opinii prawnej w konkretnej sprawie. W każdym przypadku należy skorzystać z usług doradców
prawnych w celu weryfikacji, czy odpowiednie przepisy prawa mają zastosowanie do określonej sytuacji.