Okresy, przez które należy przechowywać
dokumenty są zróżnicowane w zależności od tego,
jakich dokumentów dotyczą. W odniesieniu do
niektórych dokumentów w ogóle nie istnieje
ustawowy obowiązek ich przechowywania (warto
jednak je przechowywać ze względu np. na
terminy przedawnienia roszczeń). Z kolei, w
odniesieniu do innych dokumentów, zwłaszcza
firmowych, szczegółowe regulacje dotyczące ich
przechowywania
zostały
zawarte
w
obowiązujących ustawach. I tak najważniejsze z
nich stanowią, że:
– dokumentację podatkową (księgi podatkowe i
związane z ich prowadzeniem dokumenty) należy,
co do zasady, przechowywać do czasu upływu
okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
które to następuje z upływem 5 lat, licząc od
końca roku kalendarzowego, w którym upłynął
termin płatności podatku;
– dokumentację ubezpieczeniową (kopie deklaracji
rozliczeniowych,
imiennych
raportów
miesięcznych oraz dokumentów je korygujących)
płatnik składek jest obowiązany przechowywać
przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS,
w
formie
dokumentu
pisemnego
lub
elektronicznego. Jednakże, dla ww. dokumentów przekazanych do ZUS przed dniem 1 stycznia 2012
r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania;
– dokumentację pracowniczą (listy płac; karty
wynagrodzeń; inne dowody, na podstawie których
następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury
lub renty) należy przechowywać przez okres 50 lat
od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u
danego pracodawcy;
– mając na uwadze okres przedawnienia roszczeń
pracowniczych oraz fakt, że inne niż wskazane
powyżej dokumenty pracownicze mogą się okazać
pomocne w razie ewentualnych sporów sądowych –
warto przechowywać takie inne dokumenty przez
okres co najmniej 3 lat od początku roku
następującego po roku, którego dotyczą;
– księgi rachunkowe, dowody księgowe (dotyczące
np. inwestycji i pożyczek), dokumentacja
przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości
oraz wszystkie inne dowody i dokumenty księgowe
stanowiące dokumentację rachunkowo-księgową
powinny być przechowywane, co najmniej przez
okres 5 lat. Wyjątek w zakresie dokumentacji
rachunkowo-księgowej stanowią zatwierdzone
roczne sprawozdania finansowe, które zgodnie z
ustawą z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości,
podlegają
trwałemu
przechowaniu.
Kodeks cywilny nie przewiduje obowiązku
przechowywania dokumentów (np. umów) przez
określony czas (niektórych umów nie trzeba nawet
zawierać w formie pisemnej). Jak już wspomniano
na wstępie niniejszego artykułu – warto je jednak
archiwizować ze względu
na ewentualną
konieczność dochodzenia w przyszłości swoich
uprawnień lub obowiązków kontrahentów.
Zdarzeniem, które może służyć za wskazówkę,
przez jaki długi czas należy przechowywać
określone umowy, jest niewątpliwie upływ okresu
przedawnienia roszczeń z nich wynikających.
Zgodnie z art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964
r. kodeks cywilny, jeżeli przepis szczególny nie
stanowi inaczej, termin przedawnienia roszczeń
wynosi 10 lat a dla roszczeń o świadczenia
okresowe
oraz
roszczeń
związanych
z
prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata.
Ustawa stanowi inaczej w wielu przypadkach,
jednak tylko w jednym z nich termin
przedawnienia wynosi więcej niż 10 lat
(roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej
czynem niedozwolonym stanowiącym zbrodnię lub
występek przedawnia się z upływem lat 20).
MILLER, CANFIELD,
W. BABICKI, A. CHEŁCHOWSKI I WSPÓLNICY SP.K.
ul. Batorego 28-32
81-366 Gdynia
Tel. +48 58 782-0050
Fax +48 58 782-0060
gdynia@pl.millercanfield.com
ul. Nowogrodzka 11
00-513 Warszawa
Tel. +48 22 447-4300
Fax +48 22 447-4301
warszawa@pl.millercanfield.com
ul. Skarbowców 23a
53-125 Wrocław
Tel. +48 71 780-3100
Fax +48 71 780-3101
wroclaw@pl.millercanfield.com
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja została przygotowana dla klientów i współpracowników kancelarii Miller Canfield. Ma ona na celu jedynie
przedstawienie streszczenia niektórych wydarzeń prawnych z wybranych dziedzin prawa. Z tego powodu informacje zawarte w niniejszej publikacji nie
powinny stanowić podstawy do podjęcia jakiejkolwiek decyzji dotyczącej określonego kierunku działania. Informacje te nie mogą też być traktowane
jako porada prawna ani nie zastępują szczegółowej opinii prawnej w konkretnej sprawie. W każdym przypadku należy skorzystać z usług doradców
prawnych w celu weryfikacji, czy odpowiednie przepisy prawa mają zastosowanie do określonej sytuacji.