{"id":3668,"date":"2016-02-22T19:01:53","date_gmt":"2016-02-22T19:01:53","guid":{"rendered":"https:\/\/millercanfield.pl\/?p=3668"},"modified":"2025-04-14T18:03:41","modified_gmt":"2025-04-14T18:03:41","slug":"retention-periods-for-company-documents","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/millercanfield.pl\/en\/retention-periods-for-company-documents\/","title":{"rendered":"RETENTION PERIODS FOR COMPANY DOCUMENTS"},"content":{"rendered":"\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Okresy, przez kt\u00f3re nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty s\u0105 zr\u00f3\u017cnicowane w zale\u017cno\u015bci od tego, jakich dokument\u00f3w dotycz\u0105. W odniesieniu do niekt\u00f3rych dokument\u00f3w w og\u00f3le nie istnieje ustawowy obowi\u0105zek ich przechowywania (warto jednak je przechowywa\u0107 ze wzgl\u0119du np. na terminy przedawnienia roszcze\u0144). Z kolei, w odniesieniu do innych dokument\u00f3w, zw\u0142aszcza firmowych, szczeg\u00f3\u0142owe regulacje dotycz\u0105ce ich przechowywania zosta\u0142y zawarte w obowi\u0105zuj\u0105cych ustawach. I tak najwa\u017cniejsze z nich stanowi\u0105, \u017ce:<\/p>

– dokumentacj\u0119 podatkow\u0105 (ksi\u0119gi podatkowe i zwi\u0105zane z ich prowadzeniem dokumenty) nale\u017cy, co do zasady, przechowywa\u0107 do czasu up\u0142ywu okresu przedawnienia zobowi\u0105zania podatkowego, kt\u00f3re to nast\u0119puje z up\u0142ywem 5 lat, licz\u0105c od ko\u0144ca roku kalendarzowego, w kt\u00f3rym up\u0142yn\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku;<\/p>

– dokumentacj\u0119 ubezpieczeniow\u0105 (kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raport\u00f3w miesi\u0119cznych oraz dokument\u00f3w je koryguj\u0105cych) p\u0142atnik sk\u0142adek jest obowi\u0105zany przechowywa\u0107 przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Jednak\u017ce, dla ww. dokument\u00f3w przekazanych do ZUS przed dniem 1 stycznia 2012 r. obowi\u0105zuje 10-letni okres przechowywania;<\/p>

– dokumentacj\u0119 pracownicz\u0105 (listy p\u0142ac; karty wynagrodze\u0144; inne dowody, na podstawie kt\u00f3rych nast\u0119puje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty) nale\u017cy przechowywa\u0107 przez okres 50 lat od dnia zako\u0144czenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy;<\/p>

– maj\u0105c na uwadze okres przedawnienia roszcze\u0144 pracowniczych oraz fakt, \u017ce inne ni\u017c wskazane powy\u017cej dokumenty pracownicze mog\u0105 si\u0119 okaza\u0107 pomocne w razie ewentualnych spor\u00f3w s\u0105dowych \u2013 warto przechowywa\u0107 takie inne dokumenty przez okres co najmniej 3 lat od pocz\u0105tku roku nast\u0119puj\u0105cego po roku, kt\u00f3rego dotycz\u0105;<\/p>

– ksi\u0119gi rachunkowe, dowody ksi\u0119gowe (dotycz\u0105ce np. inwestycji i po\u017cyczek), dokumentacja przyj\u0119tego sposobu prowadzenia rachunkowo\u015bci oraz wszystkie inne dowody i dokumenty ksi\u0119gowe stanowi\u0105ce dokumentacj\u0119 rachunkowo-ksi\u0119gow\u0105 powinny by\u0107 przechowywane, co najmniej przez okres 5 lat. Wyj\u0105tek w zakresie dokumentacji rachunkowo-ksi\u0119gowej stanowi\u0105 zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, kt\u00f3re zgodnie z ustaw\u0105 z dnia 29 wrze\u015bnia 1994 r. o rachunkowo\u015bci, podlegaj\u0105 trwa\u0142emu przechowaniu.<\/p>

Kodeks cywilny nie przewiduje obowi\u0105zku przechowywania dokument\u00f3w (np. um\u00f3w) przez okre\u015blony czas (niekt\u00f3rych um\u00f3w nie trzeba nawet zawiera\u0107 w formie pisemnej). Jak ju\u017c wspomniano na wst\u0119pie niniejszego artyku\u0142u \u2013 warto je jednak archiwizowa\u0107 ze wzgl\u0119du na ewentualn\u0105 konieczno\u015b\u0107 dochodzenia w przysz\u0142o\u015bci swoich uprawnie\u0144 lub obowi\u0105zk\u00f3w kontrahent\u00f3w.<\/p>

Zdarzeniem, kt\u00f3re mo\u017ce s\u0142u\u017cy\u0107 za wskaz\u00f3wk\u0119, przez jaki d\u0142ugi czas nale\u017cy przechowywa\u0107 okre\u015blone umowy, jest niew\u0105tpliwie up\u0142yw okresu przedawnienia roszcze\u0144 z nich wynikaj\u0105cych.
Zgodnie z art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny, je\u017celi przepis szczeg\u00f3lny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia roszcze\u0144 wynosi 10 lat a dla roszcze\u0144 o \u015bwiadczenia okresowe oraz roszcze\u0144 zwi\u0105zanych z prowadzeniem dzia\u0142alno\u015bci gospodarczej \u2013 3 lata.
Ustawa stanowi inaczej w wielu przypadkach, jednak tylko w jednym z nich termin przedawnienia wynosi wi\u0119cej ni\u017c 10 lat (roszczenie o naprawienie szkody wyrz\u0105dzonej czynem niedozwolonym stanowi\u0105cym zbrodni\u0119 lub wyst\u0119pek przedawnia si\u0119 z up\u0142ywem lat 20).<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\u00a9 Miller, Canfield, W. Babicki, A. Che\u0142chowski i Wsp\u00f3lnicy Sp. k.<\/span>\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t